Documents needed for the application of legalization

Documents needed for the application of legalization

If the documents issued in the UK are to be sent to and used in China, you may apply in person or entrust someone else to apply for legalization. Documents you need to prepare for the legalization include:

1). A completed Application Form of Notarization/Legalization；

2). The original copy of the notarial document legalized by FCO, or by an authorised department by FCO, and a photocopy of the document;

3). Documents containing two or more than two pages must be tied together by silk ribbons and sealed properly;

4). If there is any blank page in your documents (including covers) please tear off the bottom half, unless this page is marked with letters such as "This page has no contents.";

5). Your valid passport and a photocopy of your passport, or another valid identity card (ID) and its photocopy;

6). If you have entrusted someone else to apply for legalization on your behalf, then the entrustee must provide his or her valid ID and a photocopy of the ID of the person involved in the documents of legalization;

7). If the legalization concerns documents of a company's business license, you also need to provide a photocopy of the legal representative's passport or a company document proving the legal status of the company's legal representative.

Some particulars for attention:

1. The Chinese embassy and consulates are only responsible for the authenticity of the signatures of the officials of FCO or the authorised departments. The issuing party should be responsible for the content of the documents.

2. Currently, the Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents only applies to the Chinese Hong Kong and Macao regions. Documents issued in Britain can be used without legalizations in Hong Kong and Macao after issue of "Attached Certificate" to them.

3. Documents issued in British overseas territory Isle of Man, Bailiwicks of Jersey, Bailiwicks of Guernsey, and Cayman Islands may be submitted to the Chinese embassy or consulates for legalizations after being legalized by a local officer of a department authorised by FCO. Documents issued in other territories such as Virgin Islands will have to be legalized at the legalization office of FCO first before being submitted to the Chinese embassy or one of the Chinese consulates.

4. In the case that the entrustee is, unwilling to open the envelope containing the document for legalization and not being able to answer relevant questions, or not being able to provide relevant documents, the Chinese embassy or consulate reserves the right to decline the application and does not take responsibilities for the delay of processing the application if the required document is not provided in time.

5. The Chinese embassy or consulate only issues a ticket for collecting the documents for legalization and does not sign on any receipts after having received the application documents.

All rights of explanation of the above contents are reserved to the Chinese embassy and consulates.